წინასწარ უნდა განისაზღვროს ერთი ან რამდენიმე მოსწავლე, რომელიც ჩაერთვება შეხვედრის ორგანიზებაში. პირველი შეხვედრა სამოქალაქო კლუბის მეურვესთან ერთად უნდა მომზადდეს. შეხვედრის ორგანიზებისათვის და მისი წარმატებული განხორციელებისათვის აუცილებელია გეგმის შემუშავება, რაც ხელს შეუწყობს იმის განსაზღვრას, თუ ვინ, სად, როდის, ვისთვის, როგორ მოამზადებს შეხვედრას, ზოგჯერ დეტალებს გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს, მათი გათვალისწინება კი წარმატებულს გახდის შეხვედრას.
